بایگانی اسناد
از زمانی که انسان‌ها نوشتن را آموختند و مکاتبه را شروع کردند بایگانی اسناد هم شکل گرفت. در آن زمان بایگانی فقط به معنای حفظ و ذخیره اسناد بود و از قوائد خاصی پیروی نمی‌کرد. اما امروزه تعریف‌های مختلفی برای آن وجود دارد که معنای همه آن‌ها در نهایت مشترک است. در این بین اگر بخواهیم تعریف کاملی از بایگانی داشته باشیم باید بگوییم: بایگانی یعنی جمع‌آوری و دسته بندی مدارک، اسناد، سوابق و کلیه اطلاعات مهم در دسته‌بندی‌های مشخص. به عنوان مثال: اسناد تاریخی، مدارک تحصیلی، نامه‌های اداری، آرشیو فیلم‌های یک شبکه و … همگی این موارد بخشی از اسناد بایگانی به حساب می‌آیند.
اهمیت استفاده از بایگانی اسناد
بایگانی اسناد اهمیت زیادی دارد. در واقع ما اسناد ارزشمند را بایگانی می‌کنیم تا در مواقع لزوم به آن‌ها دسترسی داشته باشیم. بایگانی کردن اسناد فقط جمع‌آوری و نگهداری آن‌ها نیست بلکه هدف از این کار طبقه‌بندی و ایجاد نظم در بین محتواهاست. منظم بودن این اسناد اهمیت زیادی دارد زیرا محتواهای آرشیو شده در صورتی کارایی دارند که دسترسی به آن‌ها در سریع‌ترین زمان انجام شود. طبقه‌بندی اسناد از این جهت اهمیت دارد که فعالیت‌های اداری مستلزم کار با تعداد زیادی از اسناد است.
انواع روش های بایگانی اسناد
بایگانی محتوای چندرسانه‌ای شامل دو بخش ذخیره‌سازی اسناد و طبقه‌بندی آن‌ها می‌شود. هر دوی این بخش‌ها اهمیت زیادی دارند بنابراین زمانی می‌توان گفت مدیریت اسناد به درستی صورت گرفته که این دو با دقت بالا انجام شده باشند. با توجه به اهمیت این موضوع روش‌هایی برای طبقه‌بندی اسناد تعریف شده که دسترسی به آن‌ها را آسان‌تر می‌کند. این روش‌ها عبارت‌اند از:
- الفبایی ساده: در این روش فایل‌ها با توجه به حروف اول نامشان و به ترتیب حروف الفبا در یک ردیف یا ستون قرار می‌گیرند.
- شماره‌گذاری متوالی: شماره‌گذاری یعنی مرتب کردن اسناد با توجه به ترتیب آماده‌سازی فایل‌ها. در نظر داشته باشید که دسته‌بندی بر اساس شماره برای بایگانی‌های بزرگ مناسب نیست.
- شماره‌گذاری بر اساس تاریخ: دسته بندی بر اساس تاریخ بایگانی یک فایل کمک می‌کند محتوای مورد نظر برای یک مناسبت خاص را پیدا کنید.
- روش جغرافیایی: در این روش فایل‌ها را با توجه به تقسیمات جغرافیایی طبقه‌بندی می‌کنند. به عنوان مثال شرکت‌های بازرگانی می‌توانند اسناد خود را بر مبنای روش جغرافیایی نگهداری کنند.
- روش موضوعی: از رایج‌ترین روش‌های بایگانی فایل‌های چندرسانه‌ای طبقه‌بندی براساس موضوع اسناد است. در این روش، دسته‌بندی فایل‌ها بر اساس محتوا و موضوع انجام می‌شود.
- روش ترکیبی: هر یک از روش‌های گفته‌شده را می‌توان به صورت ترکیبی یا مجزا استفاده کرد. به طور مثال: استفاده از روش موضوعی و جغرافیایی برای طبقه‌بندی بایگانی به سریع‌تر پیش‌رفتن روند جستوجوها کمک می‌کند چون هم موضوع محتوا ثبت شده است و هم تاریخ آن.
روش‌های ذخیره‌سازی نیز متدهایی است که با توجه به محل نگهداری اسناد انتخاب می‌شود. انتخاب هر کدام از این روش‌ها به نوع کسب‌وکارها بستگی دارد. به عنوان مثال با استفاده از روش بایگانی کاغذی برای مشاغلی که محتوای تصویری تولید می‌کنند مناسب نیست. کاربردی‌ترین روش‌های بایگانی عبارتند از:
بایگانی سنتی
منظور از نگهداری اسناد به روش سنتی، جمع‌آوری و طبقه‌بندی کاغذی آن‌ها است. در این روش پس از استفاده از اسناد آن‌ها را جمع‌آوری کرده و با کمک یکی از مدل‌های بالا دسته‌بندی می‌کنند. بایگانی اسناد کاغذی کارایی کمتری نسبت به روش‌های دیگر دارد زیرا هر لحظه ممکن است با وقوع حادثه‌ای مثل آتش‌سوزی، تمام آرشیو از بین برود به همین دلیل می‌توان گفت بایگانی کاغذی اسناد بهره‌وری پایینی دارد. لازم به ذکر است که حفظ اسناد کاغذی روش منسوخ شده‌ای نیست و در بعضی مواقع یکی از الزامات مهم کاری به حساب می‌آید. به عنوان مثال ارگان‌های دولتی و شرکت‌های بزرگ باید اسناد کاغذی خود را حفظ کنند.
بایگانی دیجیتال
بایگانی دیجیتال یعنی ذخیره اسناد و محتوای چندرسانه‌ای مثل ویدئو، تصاویر، فایل صوتی و … بر روی کامپیوتر، فضای ابری، هارد، فلش و هر وسیله الکترونیکی که برای ذخیره‌سازی اطلاعات استفاده می‌شود. برای ایجاد بایگانی دیجیتال تنها کافیست اسناد چندرسانه‌ای را در پوشه‌های مختلف طبقه‌بندی کنید.
بایگانی دیجیتال بسیاری از مشکلات سایر روش‌ها مثل عدم دسترسی آسان، مصرف بی‌رویه کاغذ، استفاده از نیروهای انسانی و صرف هزینه‌های زیاد را برطرف کرده است. در این روش برخلاف روش بایگانی کاغذی که اطلاعلات از دسترس خارج می‌شوند، دیتاها برچسب‌گذاری شده و محل قرارگیری آن‌ها مشخص می‌شود. در نتیجه، این ویژگی‌ها سرعت دسترسی به محتوا را کاهش می‌دهند.
بایگانی به روش کاغذی و دیجیتال
ادغام روش سنتی و دیجیتال، سیاستی است که بیشتر سازمان‌ها پیش‌گرفته‌اند زیرا در این روش احتمال از دست رفتن اطلاعات نزدیک به صفر است. البته در نظر داشته باشید که همه محتواها را نمی‌توان با این روش بایگانی کرد.
بایگانی با استفاده از نرم افزار و اپلیکیشن
استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت محتوا بهترین و البته کم‌دردسر‌ترین ایده برای بایگانی اسناد چندرسانه‌ای است. این نرم‌افزارها قابلیت‌های زیادی برای کمک کردن به کسب‌وکارها دارند. نرم‌افزار مدیریت محتوای صمیم هم یک اپلیکیشن ایرانی است که با ارائه قابلیت‌های هوشمند و بروز مثل بایگانی، انتشار محتوا و … به شما در رسیدن به اهدافتان کمک می‌کند.
نرم‌افزار بایگانی فایل های چندرسانه ای صمیم
نرم‌افزار بایگانی محتوای چندرسانه‌ای صمیم یک ابزار قدرتمند برای بایگانی و مدیریت انواع محتواها از جمله ویدئو است. کسب‌وکارهایی که فعالیت آن‌ها ارتباط زیادی با محتوای چندرسانه‌ای دارد بیشتر از بقیه نیاز به طبقه‌بندی، ذخیره اطلاعات و امکان دسترسی آسان به آن‌ها را دارند. سرویس مدیریت محتوای صمیم با ارائه قابلیت‌های مختلف مثل: بایگانی و نگهداری اسناد کمک زیادی به حفظ محتواهای ارزشمند شما می‌کند.
قابلیت‌های اپلیکیشن مدیریت اسناد چندرسانه‌ای صمیم
نرم‌افزار صمیم قابلیت‌های بی‌شماری برای مدیریت محتوا فراهم کرده است که مهم‌ترین آن‌ها عبارتند از:
- مدیریت فراداده: فراداده یا متا دیتا در واقع اطلاعات کاملی است که در مورد مجموعه‌ای از داده‌ها ارائه می‌شود. شما می‌توانید با کامل‌کردن محتواهای اولیه، یک متادیتا ایجاد کنید که به عنوان فیلتر جستجو استفاده شوند.
- وارد کردن و ترنسکد محتوا: این قابلیت امکان اضافه کردن محتوا را فراهم می‌کند. شما می‌توانید بعد از انجام این فرایند مشخصات و توضیحات خود را به صورت دستی یا خودکار به آن‌ها اضافه کنید.
- بازبینی محتوای ویدئویی: سرویس مدیریت محتوای صمیم قابلیت تگ‌گذاری یا برچسب‌گذاری محتواها را فراهم کرده است. شما می‌توانید با استفاده از این قابلیت، لحظه به لحظه یک ویدئو یا فایل صوتی را برچسب‌گذاری کنید. این قابلیت کمک می‌کند به راحتی و در کوتاه‌ترین زمان، محتوا را برسی کرده و در صورت نیاز تغییراتی بر روی آن اعمال کنید.
- ارائه محتوا در فضای ابری: رابط کاربری سامانه صمیم به کاربران امکان دسترسی به بخش‌های مختلف مدیریت محتوا را می‌هد و مقدار این دسترسی‌ها برای کاربران قابل انتخاب است.
کاربرد و مدیریت بایگانی اسناد در اتوماسیون اداری صمیم
دسته‌بندی اسناد بایگانی شده
پایه و اساس بایگانی محتوا، دسته‌بندی است. به بیان ساده‌تر حفظ و نگهداری از اسناد زمانی ارزشمند است که دسترسی به آن‌ها امکان‌پذیر باشد. فرض کنید می‌خواهید یک کلیپ چند دقیقه‌ای از محتوای ورزشی پخش شده در یک شبکه آنلاین تهیه کنید. به همین منظور فایلی در اختیار شما می‌گذارند که تمام محتواهای پخش‌شده در این شبکه داخل آن ذخیره شده پس شما باید زمان قابل توجهی را برای پیدا کردن محتوای مورد نظر صرف کنید. بنابراین زمان پیدا کردن محتوا برابر با زمان ساخت یک محتوای مشابه می‌شود. در نتیجه نیاز به صرف هزینه بیشتری دارد. با توجه به توضیحات ارائه شده نتیجه می‌گیریم که داشتن یک بایگانی اصولی با دسته‌بندی صحیح تا چه اندازه می‌تواند مفید باشد.
یکی از امکانات سیستم مدیریت اسناد صمیم امکان ایجاد بخش‌های متفاوت برای عنوان‌های مختلف و تعیین مقدار دسترسی برای هر کدام از آن‌هاست. در این حالت از طریق دسترسی دادن به یک بخش می‌توانید به بخش‌های زیر مجموعه آن هم دسترسی پیدا کنید. علاوه‌بر این می‌توانید مشخص کنید که فایل‌ها مخصوص استفاده در کدام بخش هستند.
قابلیت حفظ همه اطلاعات یک سند
یک فایل چند رسانه‌ای می‌تواند شامل محتواهای مختلف مثل: ویدئو، موزیک، عکس و … باشد و این محتواها در نسخه‌های متعدد تکرار شوند. نرم‌افزار بایگانی محتوا صمیم این امکان را به شما می‌دهد که همه محتواها در نسخه‌های مختلف یک سند خاص را گردآوری و حفظ کنید.
امکان اضافه کردن فایل محتوا
با استفاده از نرم‌افزار مدیریت محتوای صمیم هیچ محدودیتی برای اضافه کردن محتوای جدید به اسناد قبلی وجود ندارد. در واقع شما برای اضافه کردن فایل‌ها نیازی به ایجاد پوشه‌های جدید ندارید و می‌توانید محتواهای جدیدی که باید بایگانی شوند را به اسناد بایگانی شده قبلی اضافه کنید.
امکان مشخص کرن سطوح دسترسی به دیتاها بر اساس واحدهای سازمانی
در این سیستم مدیریت اسناد بایگانی شما می‌توانید میزان دسترسی کاربران را مشخص کنید. به عنوان مثال می‌توانید تنظیم کند که هیچ کاربری قادر به ایجاد تغییرات در بعضی از پوشه‌ها را نداشته باشد. و یا می‌توانید مشخص کنید که هر فردی تا چه میزان برای اعمال تغییرات دسترسی داشته باشد.در واقع شما به عنوان مدیر یک کسب‌وکار می‌توانید تعیین کنید که دستری‌های به چه شکلی باشد.
امکان ایجاد بایگانی‌های متعدد
در سامانه بایگانی اسناد چند رسانه‌ای صمیم یک بخش اصلی برای بایگانی اسناد وجود دارد که شامل چندین زیرمجموعه است. بنابراین می‌توان بخش‌های متعددی برای بایگانی فایل‌ها ایجاد کرد که هر کدام از آن‌ها شامل زیرمجموعه‌های مرتبط دیگری شوند. شما می‌توانید بعد از ایجاد این بخش‌ها برای هر کدام دسترسی‌های خاصی را تعریف کنید.
