اتوماسیون فرآیند با تکیه بر رباتیک و هوش مصنوعی

اتوماسیون فرآیند تلفیقی از رباتیک و هوش مصنوعی

اتوماسیون فرآیند موضوع جدیدی نیست چرا که سازمان ها همیشه به دنبال راه هایی برای دستیابی به بازدهی عملکرد و رشد بیشتر بوده اند. می توان گفت اتوماسیون فرآیند بیش از دو قرن پیش در صنعت نساجی به کار گرفته شد و در ماشین آلات کارخانه ها برای کارهای پر زحمت مانند بافندگی، دوختن و … استفاده می شدند. چنین کارهای فیزیکی اکنون به طور گسترده ای در صنایع مختلف به طور خودکار انجام می شود و پیشرفت های رباتیک همچنان باعث کاهش هزینه ها و گسترش قابلیت های اتوماسیون شده است.

با تغییر ماهیت کار، روش اتوماسیون نیز تغییر کرده است. عامل اصلی اتوماسیون به طور سنتی فناوری اطلاعات (IT) بوده است. بسیاری از سازمان ها از طریق استفاده از ERP و سایر برنامه ها، فناوری را در فرآیندهای تجاری خود به کار گرفته اند. با این حال، بعضی از شرکت ها هنوز هم چرخه ای از روندها و برنامه های کاری را با بازدهی پایین به صورت سنتی دنبال می کنند که به معنای افزایش هزینه ها، تعدد گردش کاری، کاهش کیفیت، کار غیر سیستماتیک وکاهش سرعت فرایندها می باشد. معدود شرکت هایی امروزه رشد اقتصادی خود را به طور سیستماتیک مدیریت می کنند. حتی مدیریت رشد سازمانی؛ که اغلب منجر به ارائه راه حل های مناسب برای حل مشکلات متعددی می شود؛ مورد غفلت واقع شده است.

تا به امروز، سازمان ها به روش های مختلفی به این چالش ها پاسخ داده اند، از جمله:

سرمایه گذاری در برنامه های سازمانی جدیدتر یا با یکپارچگی بهتر

پیاده سازی روی کاغذ، معمولا نشان دهنده رویکرد “درست” در یک فرایند است، اما چنین پروژه هایی هزینه بر هستند و بسیاری از آنها با شکست روبرو می شوند. بنابراین اجرای حتی پروژه هایی که موفقیت آمیز بودن آنها ثابت شده است، ممکن است سالها به طول انجامد  و هر تلاشی در راستای کاهش زمان پروژه می تواند خطر شکست را افزایش دهد. هزینه های جاری ممکن است پس از اتمام فرایند همچنان زیاد باشد و مدت زمان طولانی جهت دستیابی به اهداف پروژه، می تواند سبب کندی پیشرفت آن شود.

بهینه سازی و اتوماسیون فرآیند ها با کمک BPMS

BPMS نرم افزاری است که  بهبود چرخه فرآیند را پشتیبانی نموده و با ادغام برنامه های سازمانی، ایجاد و اصلاح فرایندها را تسهیل می کند. به طور موثر، این یک رویکرد مشابه با فناوری اطلاعات است، اما اهدافی کوچکتر از  ERP را دنبال می کند. هزینه و ریسک کمتر، از جمله مزایا این سیستم می باشد. ( بررسی تفاوت bpm bpmn bpms )

توسعه خدمات مشترک و یا برون سپاری فرایندها به یک شخص ثالث ارائه دهنده این خدمت یا همانBusiness Process Outsourcing provider (BPO)

بسیاری از سازمان ها مزایا و کارآیی این روش را درک نموده و از این طریق منجر به بهبود عملکرد سازمان، همراه با کاهش هزینه ها شده اند.

باید این نکته را مدنظر داشت که هر یک از گزینه های فوق محدودیت های خود را دارند. در راستای اقدامات صورت گرفته با هدف بهره وری عملیاتی، مدیران ممکن است این سوالات را در ذهن خود مرور کنند که چگونه می توانند:

• از سرمایه گذاری زیاد در راستای برنامه های بزرگ تحول فناوری در حین دستیابی به اهداف خود اجتناب کرده و یا آنها را به تعویق بیندازند.
• بدون افزایش هزینه های عملیاتی، از رشد تجاری حمایت کنند.
• از نوآوری در مدل ها، فرآیندها و همچنین مدل های تجاری و ایده های آزمایشی بدون فناوری جدید و پر هزینه پشتیبانی کنند.

در این راستا دو نوع ابزار اتوماسیون فرآیند وجود دارد که فرصت دستیابی به اهداف مشاغل متعدد را فراهم می نماید:

RPA

ابزارهای RPA می توانند در بهبود کارایی فرآیندها و اثربخشی خدمات به مشاغل کمک کنند. کاندیدای بهره گیری از این فرآیندهای کلاسیک گروه هایی هستند که می توانند از RPA بهره مند شوند در ضمن این روش تعاملات قابل تکرار و قابل پیش بینی با کاربردهای فناوری اطلاعات دارد. برخلاف نیاز به طراحی مجدد فرایندهای بنیادی  از طریق تحولات فناوری اطلاعات، نرم افزار RPA تحت عنوان “robots ” می توانند با تقلید از نحوه تعامل افراد با برنامه ها از طریق رابط کاربری و همچنین با پیروی از قوانین ساده برای تصمیم گیری، چنین فرآیندهای معمول کاری را انجام دهند.

ابزارهای RPA در دهه گذشته بی سر و صدا تکامل یافته اند، اما اکنون به سطحی از بلوغ رسیده اند که اتوماسیون فرآیند در مقیاس قابل توجهی توسط آنها امکان پذیر است. لذا تمام فرآیندهای end to end را می توان توسط ربات های نرم افزاری با حداقل تعامل انسانی انجام داد. ربات های نرم افزار RPA لزوما مربوط به یک کار یا صنعت خاص تجاری نیستند. هر فرآیند ی که از قوانین سازگار پیروی می کند و به طور کامل از طریق تعامل انسان و ماشین اجرا می شود، کاندیدای مناسبی برای پیاده سازی با این سیستم خواهد بود.

با داشتن مجوز برای یک ربات نرم افزاری که احتمالا هزینه آن کمتر از یک کارمند است، جذابیت تجاری این روش کاملا بدیهی خواهد بود. مزایای غیرمالی نیز وجود دارد، زیرا عملکرد فرآیند مبتنی بر ربات به گونه ای طراحی شده است که در مقایسه با فرآیند انسانی، قابل پیش بینی، سازگار و در معرض خطای کمتری است. علاوه بر این، یک نیروی کار ربات می تواند به طور معمول در عرض چند هفته در محل پروژه مستقر شود. هنگامی که این میکرو سرویس ها و یا روبات ها در جای خود قرار گرفتند، فرآیندهای جدید می توانند طی چند روز و یا چند ساعت، به آنها اختصاص داده شود.

بنابراین، راه حل های RPA به طور کلی هزینه اجرای کمتری داشته و به زمان اجرای کوتاهتری نیاز دارند و همچنین نسبت به زیرساخت های مبتنی بر IT  ریسک کمتری دارند. با این حال ، یافتن فرایندهای صحیح و به کارگیری منطقی RPA بسیار مهم است.  در شکل زیر مقایسه ای بین PRA و رویکردهای سنتی پیشبرد فرایندها صورت گرفته است.

مقایسه ای بین PRA و رویکردهای سنتی پیشبرد فرایندها

کاهش زمان

ربات ها به گونه ای طراحی شده اند که وظایف کارمندان را با سرعت بسیار بالایی انجام داده و نیاز به خواب ندارند لذا می توانند در 7 روز هفته و به صورت 24 ساعته فعالیت داشته باشند.

انعطاف و مقیاس پذیری

پس از تعریف فرآیند، می توان به سرعت به بسیاری از ربات های نرم افزاری دستور داد که آنرا در یک زمان خاص اجرا کنند. به همین ترتیب ، در صورت بوجود آمدن فرایندهای مهم دیگر، می توان ربات ها را سریعاً تغییر کاربری داد.

بهبود دقت

ربات ها برای پیروی از قوانین برنامه ریزی شده اند و ربات ها اشتباه تایپی ندارند.

بهبود روحیه کارمندان

وظایف و فرایندهای مناسب برای اتوماسیون فرآیند معمولاً سنگین تر هستند و کارکنانی که از آنها در این راستا رفع مسئولیت شده است می توانند در فعالیت های با ارزش تر متمرکز شوند.

دریافت اطلاعات دقیق

وظایفی که توسط یک ربات نرم افزاری انجام می شود، می تواند در هر مرحله نظارت و ضبط شده و داده های ارزشمندی تولید گردد. به علاوه مانتورینگ شرایط می تواند از بهبود بیشتر رویکردها پشتیبانی نموده و به رعایت مقررات کمک کند.

اتوماسیون فرآیند با هوش مصنوعی (AI)

RPA  توانایی بالایی برای اتوماسیون فرایندهای معمول شامل فرایندهای تکراری و مبتنی بر قاعده و متد  دارد. در مقابل، به نظر می رسد که انجام خودکار وظایف غیر روتین؛ آنهایی که شامل شهود، قضاوت، خلاقیت و حل مسئله هستند؛ برای آنها بسیار دشوار است. اما کاهش هزینه های ذخیره سازی و پردازش داده ها، امکان پیشرفت سریع در زمینه هوش مصنوعی و ایجاد نسل جدیدی از فن آوری های شناختی با قابلیت هایی مانند انسان، مانند شناسایی دست خط، شناسایی تصاویر و پردازش زبان طبیعی را فراهم می کند.

این فناوری های شناختی هنگامی که با اتوماسیون فرآیند رباتیک و تجزیه و تحلیل قدرتمند ترکیب می شوند، می توانند راه حل های “AI” را تشکیل داده و می توان به طور مستقیم به مردم در انجام کارهای غیر معمول کمک کند یا حتی برخی کارها را به طور کاملا خودکار انجام دهد.  بازار AI هنوز نوپا است و ظهور آن تنها به چند سال گذشته باز می گردد و پس از توسعه آن، شرکت های پیشگام از AI برای اهداف مختلف خود بهره می جویند از جمله:

• شرکت های مدیریت منابع مالی از AI برای بررسی و تجزیه و تحلیل داده های نمونه کارها، تعیین معیارهای معنی دار و تولید گزارش هایی با زبان طبیعی برای مشتریان خود در مورد عملکرد هر یک از وجوه خود استفاده می کنند.
• بانک های جهانی با استفاده از نظارت بر کلیه ارتباطات الکترونیکی کارکنان برای تعیین شاخص های فعالیت های غیر منطبق، از AI استفاده می کنند تا فرایندهای نظارتی را بهبود بخشند.
• شرکت های بیمه از AI برای پاسخگویی به درخواست های مشتریان بالقوه در زمان واقعی و افزایش نرخ تبدیل فروش استفاده می کنند.

استفاده از AI به طور بالقوه بی حد و مرز است، اما پیاده سازی آن طولانی تر و گران تر است. بر خلاف ابزارهای RPA که کاربردهای آنها بسیار گسترده است، راه حل های AI نیاز به پیکربندی گسترده تر و یادگیری ماشین دارد که مخصوص اهداف تجاری بسیار جزیی تر بوده و به تبع آن سناریوهای پیچیده تری را دنبال می کند.

شرکت صمیم رایانه نیز با بهره گیری از روش های RPI و AI با توسعه میکرو سرویس هایی در حوزه مدیا و به خدمت گرفتن آنها در نرم افزار اتوماسیون فرآیند مدیای خود به این هدف دست یافته و استفاده کنندگان را قادر میسازد تا در فرآیند های خود از ربات ها به جای انسان ها استفاده کنند.